1. Allgemeines
2. Aufgabenübertragung
3. Ausschreibung
4. Beantragung von Einstellungen u. a. personellen Maßnahmen wie z. B. Weiterbeschäftigung, Arbeitszeiterhöhung
5. Geringfügigkeit
6. Personalakte
7. Arbeitsunfähigkeit aus Krankheitsgründen/Unfall
8. Arbeitsbefreiung/Beurlaubung
9. Arbeitszeit und Zeitzuschläge
10. Vertretungseinstellung
11. Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
12. Zeugnisse
13. Kontaktmöglichkeiten

1. Allgemeines

Tarifliche Grundlage für die Tätigkeit als studentische Hilfskraft ist der Tarifvertrag für studentische Hilfskräfte II (TV Stud II).
Darüber hinaus sind zu beachten:
- Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)
- Berliner Hochschulgesetz ( BerlHG), insbesondere § 121
- Dienstvereinbarung über die Ausschreibung und das Besetzungsverfahren von Beschäftigungspositionen für studentische Hilfskräfte der Humboldt-Universität zu Berlin (Amtliches Mitteilungsblatt 12/1998)

Grundvoraussetzung für eine Tätigkeit als studentische Hilfskraft ist der Status "immatrikulierte/r Student/in". Bei Überschreitung des 25. HS-Semesters oder der doppelten Regelstudienzeit sowie bei Teilzeitstudium ist eine Einzelfallprüfung bezüglich der Zugehörigkeit zum Personenkreis der "ordentlichen Studierenden" Voraussetzung für eine dann in der Regel semesterweise Beschäftigung. Promotionsstudent/innen und Studierende in weiterbildenden oder Zusatz-Studiengängen werden nicht als studentische Hilfskräfte beschäftigt. Die Höchstbeschäftigungsdauer beträgt grundsätzlich sechs Jahre. Die Beschäftigungsverhältnisse werden in der Regel für 2 Jahre begründet. Sie können in begründeten Fällen verlängert werden. Die Arbeitszeit darf höchstens 80 Monatsstunden betragen, wobei Tätigkeiten als studentische Hilfskraft an anderen Berliner Hochschulen mit berücksichtigt werden. Die Vergütung beträgt 10,98 € brutto pro Stunde.
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2. Aufgabenübertragung

Gemäß Schreiben des Kanzlers vom 18.01.2000 sind die dezentralen Bereiche (Fakultäten, Zentralinstitute und Zentraleinrichtungen) für die Verwaltung der zugewiesenen Haushaltsmittel in Form von Beschäftigungspositionen und die Veranlassung von Ausschreibungen zuständig.

3. Ausschreibung

Gemäß o. g. Dienstvereinbarung sind alle neu zu besetzenden Beschäftigungspositionen auszuschreiben. Die Ausschreibung kann in der vereinfachten Form einer Standardausschreibung oder in Form einer individuellen Ausschreibung erfolgen. Auf dem Vordruck sind mindestens folgende Unterschriften des antragstellenden Bereiches erforderlich:

- Verwaltungsleiter/in bzw. Leiter/in des Bereiches

- bei Drittmitteln: Projektleiter/in

- Frauenbeauftragte.

Der Aushang erfolgt parallel dezentral und zentral.

Im Fall einer Standardausschreibung (40 Monatsstunden für 2 Jahre mit flexiblem Aufgabengebiet, aber abschließend definiertem Anforderungskatalog) kann der Aushang sofort erfolgen, je eine Kopie ist an den Personalrat der studentischen Beschäftigten und das Referat Personalwirtschaft zu senden.

Im Fall einer individuellen Ausschreibung (insbesondere mit flexiblem Anforderungsprofil) ist der Formantrag auf Ausschreibung ausschließlich von den durch den Präsidenten hierzu bevollmächtigten Funktionsträgern (i. d. R. Verwaltungsleiter bzw. Mitarbeiterinnen des Referats Personalwirtschaft) dem Personalrat zur Mitwirkung vorzulegen. Da die Bewerber(vor)auswahl auf Basis der in der Ausschreibung enthaltenen Anforderungen zu erfolgen hat, ist für diesbezügliche Formulierungen besondere Sorgfalt erforderlich. Die Regelungen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sind zu beachten. Wird eine Beschäftigung über die Regellaufzeit von 4 Semestern hinaus angestrebt, empfiehlt sich bspw. folgende Formulierung: „Bevorzugt werden Bewerbungen, die mit begründeter Darlegung erwarten lassen, dass ggf. auch eine Beschäftigung für insgesamt 8 Semester möglich ist.“

Zur Auswahl sind grundsätzlich Vorstellungsgespräche mit den geeigneten Bewerber/innen zu führen. Personalrat und Frauenbeauftragte sind hierzu mindestens sieben Tage vorher einzuladen. Im Fall der Bewerbung einer/ eines Schwerbehinderten ist zusätzlich der Schwerbehindertenvertreter zu beteiligen, der bei Eingang der Bewerbung sofort zu informieren ist.

Soll im Ausnahmefall von der Ausschreibungspflicht abgewichen werden, ist ein Antrag auf Nichtausschreibung mit entsprechender Begründung erforderlich. Eine Begründung ist insbesondere gegeben bei Kurzfristigkeit infolge außerplanmäßiger Vakanz einer Beschäftigungsposition oder Mittelbewilligung zur Besetzung einer Hilfskraftposition mit fixem Enddatum, wobei zwischen dem Bekanntwerden, dass eine Einstellung nötig oder möglich ist (bspw. Datum eines Zuwendungsbescheides oder eines Beurlaubungs-/ Auflösungsantrages), und dem vorgesehenen Beginntermin der Beschäftigung weniger als sechs Wochen liegen.

Im Fall einer individuellen Ausschreibung ist unter Berücksichtigung der erforderlichen Personalratsbeteiligung auf die Angabe realistischer Daten für die Bewerbungsfrist zu achten.

Eine Ausschreibung unter dem Vorbehalt der Mittelbewilligung ist grundsätzlich möglich.

Die nicht ausgewählten Bewerber/innen sind nach Abschluss des Verfahrens (Übersenden des Arbeitsvertragsangebotes für die/ den ausgewählte/n Bewerber/in) über das Ergebnis zu informieren. Die Bewerbungsunterlagen mit allen jeweils beigefügten Kopien sind fünf Monate aufzubewahren und danach datenschutzgerecht zu vernichten.

4. Beantragung von Einstellungen u. a. personellen Maßnahmen wie z. B. Weiterbeschäftigung, Arbeitszeiterhöhung

Entsprechende Maßnahmen sind von einem Bereich per einheitlichem Vordruck (Einstellungsantrag) zu beantragen. Die Antragstellung erfolgt

Der Vordruck hat bei Einreichung in jedem Fall folgende Unterschriften zu tragen:

Als Anlagen zu einem Einstellungsantrag sind folgende Unterlagen einzureichen:

• Ausschreibungsantrag
• Bewerbungsunterlagen der Person und aller übrigen Bewerber/innen
• Auswahlbegründung bzw. im Ausnahmefall Begründung für Nichtausschreibung
• Personalfragebogen (mit Lichtbild)
• Immatrikulationsbescheinigung
• Bescheinigung der Krankenkasse bzw. Erklärung zur Krankenkasse bei Privatversicherten
• Erklärung für eine Tätigkeit als studentische Hilfskraft an der HU
• Niederschrift über die Verpflichtung zur datenschutzrechtlichen Geheimhaltung
• Angaben zur Bankverbindung und Steuer-ID
  
• Geburtsurkunde (Kinder)
  
• bei Ausländern: Aufenthaltserlaubnis/-genehmigung bzw. Freizügigkeitsbescheinigung (für EU-Ausländer) und ggf. Arbeitserlaubnis. Eine Arbeitserlaubnis ist nur dann notwendig, wenn 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr überschritten werden.
• bei Studierenden oberhalb der doppelten Regelstudiendauer: formlose Stellungnahme der/des Betroffenen mit fundierter Prognose zur notwendigen Reststudiendauer und zum zeitlichen Umfang der Studienaktivitäten im ersten Semester der vorgesehenen Beschäftigung

Ein Antrag auf Weiterbeschäftigung bzw. Arbeitszeitänderung ist mit dem Vordruck, einer Begründung und einer Erklärung der betroffenen studentischen Hilfskraft vom Bereich auf dem üblichen Weg (s.o.) rechtzeitig einzureichen.

5. Geringfügigkeit

Eine besondere Form der geringfügigen Beschäftigung ist die kurzfristige Beschäftigung, für die grundsätzlich keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind.

6. Personalakte

Die studentische Hilfskraft hat das Recht auf Einsicht in ihre vollständigen, in der Abteilung für Personal und Personalentwicklung geführten, Personalakten (ggf. auch durch einen schriftlich Bevollmächtigten) und auf Fertigung von Abschriften oder Ablichtungen aus den Personalakten auf ihre Kosten.
Bei Beschwerden oder nachteiligen Äußerungen über die studentische Hilfskraft ist diese vor Aufnahme in die Personalakte anzuhören und die Äußerung mit in die Personalakte zu nehmen.

7. Arbeitsunfähigkeit aus Krankheitsgründen/Unfall

Krankheit
Im Falle einer Erkrankung hat die studentische Hilfskraft sofort den Bereich davon in Kenntnis zu setzen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage, sind die stud. Hilfskräfte zusätzlich verpflichtet, spätestens an dem darauf folgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer ihrer Dienststelle vorzulegen. Zu beachten ist, dass durch die geltende Regelung "Kalendertage" auch Samstage und Sonntage als Krankheitstage zählen.
Die Gesundmeldung erfolgt stets über die Bereiche an die Gehaltsstelle.

Unfall
Bei Unfällen während der Arbeitszeit bzw. Wegeunfällen ist sofort der Bereich zu informieren und das Ausfüllen des entsprechenden Formulars als Meldung an die Eigenunfallversicherung zu veranlassen.

8. Arbeitsbefreiung/Beurlaubung

Erholungsurlaub
Nach § 13 Abs. 2 S. 1 TV Stud. II besteht ein Anspruch auf Erholungsurlaub im Umfang von 31 Werktagen jährlich. Der Erholungsurlaub sollte grundsätzlich in der vorlesungsfreien Zeit genommen werden.

Für die Berechnung der Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs in Stunden empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Arbeitszeit x Anzahl voller Beschäftigungsmonate
-------------------------------------------------------------- x 31 Url.tage
52 Wochen im Jahr x 6 Arbeitstage pro Woche

Beispiel:

Für eine Beschäftigung mit 40 Monatsstunden über volle 12 Monate eines Kalenderjahres ergibt sich danach also ein Urlaubsanspruch von 48 Stunden.

Abweichend davon wird der Urlaubsanspruch für studentische Hilfskräfte mit ganzjährig mindestens fünfzigprozentiger Schwerbehinderung wie folgt ermittelt:

Arbeitszeit x Anzahl voller Beschäftigungsmonate
-------------------------------------------------------------- x 37 Url.tage
52 Wochen im Jahr x 6 Arbeitstage pro Woche

Der errechnete Urlaubanspruch wird immer auf volle Stunden gerundet.

Arbeitsbefreiung

Weiterhin ist die studentische Hilfskraft bezahlt von der Arbeit freizustellen

Sonderurlaub
Studentischen Hilfskräften kann auf Antrag Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Vergütung gewährt werden. Dienstliche und betriebliche Verhältnisse sind dabei zu berücksichtigen.

Mutterschutz/Elternzeit
Wenn die studentische Hilfskraft schriftlich ihr Einverständnis erklärt, kann sie ihre Tätigkeit bis zur Entbindung weiter ausüben. Mutterschutz ab dem Tag der Entbindung ist in Anspruch zu nehmen.
Auf Antrag der studentischen Hilfskraft hat diese Anspruch auf Gewährung einer Elternzeit.

9. Arbeitszeit und Zeitzuschläge