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Humboldt-Universität zu Berlin - Abteilung für Personal und Personalentwicklung

Humboldt-Universität zu Berlin | Universitätsverwaltung | Abteilung für Personal und Personalentwicklung | Themen A-Z | Bewerberauswahl (m/w/d) (Leitfaden zur Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern)

Bewerberauswahl (m/w/d) (Leitfaden zur Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern)

Die nachfolgenden Ausführungen gelten für Beschäftigte und Beamtinnen und Beamte gleichermaßen; nicht aber für Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer. Hinweise für Studentische Hilfskräfte sind unter dem Stichwort Studentische Hilfskräfte abrufbar.

Die Personalauswahl erfolgt dezentral durch den ausschreibenden Bereich. Diese Ausführungen dienen als Leitfaden, um eine rechtssichere und diskriminierungsfreie Bewerberauswahl sicherzustellen. Bewerberinnen und Bewerber (Tarifbeschäftigte) finden Informationen zum Auswahl- und Einstellungsverfahren unter dem Stichwort Informationen für Neueingestellte, Bewerberinnen und Bewerber-Tarifbeschäftigte (kein Beamtenverhältnis).

1. Eingang und Prüfung der Bewerbungsunterlagen
2. Die Auswahlgespräche
3. Die Auswahlentscheidung
4. Antragstellung für die Einstellung
5. Absageschreiben und Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nicht ausgewählter Bewerberinnen und Bewerber
6. Kontaktmöglichkeiten

 

1. Eingang und Prüfung der Bewerbungsunterlagen

Zu besetzende Stellen sind grundsätzlich auszuschreiben. Die datenschutzrechtlichen Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auswahlverfahren sind zu beachten.
Die Bewerberinnen und Bewerber erhalten zeitnah Eingangsbestätigungen. Sind schwerbehinderte Menschen darunter, sind die Schwerbehindertenvertretung und der Personalrat des Hochschulbereiches unverzüglich zu informieren, in jedem Fall bevor Einladungen zu Vorstellungsgesprächen ergehen. Hierfür verwenden Sie bitte das Formular für die Information über den Eingang von Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Unterlagen zu sichten und es ist darüber zu entscheiden, welche Bewerberinnen und Bewerber in das weitere Auswahlverfahren einbezogen werden. Die Bewerbungsfrist stellt keine Ausschlussfrist dar, d. h. eingehende Bewerbungen sind auch nach dem Ende der Bewerbungsfrist zu berücksichtigen, sofern das Auswahlverfahren dafür noch nicht zu weit fortgeschritten ist. So sind in der Regel Bewerbungen noch einzubeziehen, wenn sie vor Beendigung der Auswahlgespräche eingehen.

Zur schnellen Übersicht über die Inhalte der Bewerbungsunterlagen und zum Zwecke der Dokumentation eines diskriminierungsfreien Auswahlverfahrens ist eine Bewerberliste zu erstellen, die mindestens die Identifikationsdaten (Namen, Vornamen und Geburtsdaten) sowie das Eingangsdatum der Bewerbung, ergänzt um die Angaben Schwerbehinderung, universitätsinterne Bewerbung (Hausbewerbung), Geschlecht weiblich, enthält.

Im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) muss die Vorauswahl auf Grundlage der im Ausschreibungstext benannten fachlichen Anforderungen erfolgen. Auf eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch kann bei Bewerberinnen und Bewerbern verzichtet werden, die die Anforderungen, die im Ausschreibungstext genannt sind, nicht oder nicht vollständig erfüllen.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sind grundsätzlich zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Nach §  165 Bundesteilhabegesetz (SGB IX) ist eine Einladung entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt. Von einem offensichtlichen Fehlen der fachlichen Eignung ist nur dann auszugehen, wenn die Person die im Ausschreibungstext benannten Anforderungen eindeutig nicht erfüllt. Es reicht nicht aus, dass die fachliche Eignung zweifelhaft ist, in diesen Fällen muss eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erfolgen. Voraussetzung für eine Nichteinladung ist das Einvernehmen zwischen den für die Auswahlentscheidung Verantwortlichen, der Schwerbehindertenvertretung und dem Personalrat des Hochschulbereichs.

In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, sind entweder alle Bewerberinnen oder mindestens ebenso viele Frauen wie Männer zum Vorstellungsgespräch einzuladen, sofern sie die in der Ausschreibung vorgegebene Qualifikation für die Stelle besitzen und Bewerbungen von Frauen in ausreichender Zahl vorliegen.

Universitätsinterne Bewerberinnen und Bewerber (Hausbewerbungen) sind zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, es sei denn, die im Ausschreibungstext genannten Anforderungen werden offensichtlich nicht erfüllt. Über die Nichteinladung ist vor den Vorstellungsgesprächen Einvernehmen mit dem Personalrat des Hochschulbereichs herzustellen.

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Protokollnotiz:
Universitätsinterne Bewerberinnen und Bewerber (Hausbewerbungen) sind:

  • Beschäftigte mit befristeten oder unbefristeten Beschäftigungsverhältnissen (auch Azubis, [nicht aber studentische Hilfskräfte], unabhängig davon, ob ein Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigungsverhältnis besteht.
  • Die Beschäftigungsverhältnisse müssen zum Zeitpunkt der beabsichtigten Stellenbesetzung bestehen.

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Dem Personalrat des Hochschulbereichs, der zuständigen Frauenbeauftragten und ggf. der Schwerbehindertenvertretung ist Einsicht in alle Bewerbungsunterlagen zu gewähren.



2. Die Auswahlgespräche

An den Auswahlgesprächen sollten immer mehrere Personen beteiligt werden. Dies fördert zum einen die Objektivität der Auswahlentscheidung und schützt zum anderen die auswählenden Personen durch Anwesenheit von Zeugen vor dem möglichen Vorwurf der benachteiligenden Behandlung.

Der Personalrat des Hochschulbereichs, die zuständige Frauenbeauftragte und ggf. die Schwerbehindertenvertretung dürfen an allen Vorstellungsgesprächen teilnehmen.   

Eine Information über den Termin hat daher rechtzeitig, in der Regel mindestens sieben Tage im Voraus, zu erfolgen. Vorstellungsgespräche sollen nicht während der Sitzung des Plenums des Personalrates des Hochschulbereiches am Donnerstag durchgeführt werden.

Ablauf und Form des Auswahlgesprächs sind nicht standardisiert. Es kann als klassisches Vorstellungsgespräch, Einzel- oder Gruppengespräch, strukturiertes Auswahlverfahren oder Assessment Centre durchgeführt werden und eine Arbeitsprobe oder Übung enthalten. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Auswahlgespräche mit allen Bewerberinnen und Bewerbern einheitlich geführt werden. Im Auswahlgespräch sind nur Fragen zulässig, die in direktem Zusammenhang zur angestrebten Tätigkeit stehen. Die aus den Auswahlgesprächen gewonnenen Erkenntnisse sind, neben den Bewerbungsunterlagen, die Argumente für die Auswahlentscheidung. Daher sind die wichtigsten Aspekte zur allgemeinen und besonderen Eignung der einzelnen Personen zu dokumentieren.

 

3. Die Auswahlentscheidung

Nach Beendigung der Auswahlgespräche, bestenfalls unmittelbar im Anschluss, erfolgt die Auswertung der gesammelten Erkenntnisse und die Auswahlentscheidung. Es ist sinnvoll, eine Rangfolge der für geeignet befundenen Bewerbungen zu erstellen, um sicherzustellen, dass bei Absagen ohne weitere Entscheidungsprozesse in der Liste fortgefahren werden kann.

Die ausgewählte Person wird durch den auswählenden Bereich über die Vorentscheidung informiert. Eine rechtsverbindliche Einstellungszusage kann jedoch erst nach Abschluss des kompletten Verfahrens, zu dem auch die Personalratsbeteiligung gehört, durch die Personalstelle gegeben werden. Da Bewerberinnen und Bewerber in der Regel ein großes Interesse daran haben, das Ergebnis der Vorstellungsgespräche zu erfahren, sollten alle Bewerberinnen und Bewerber, die am Vorstellungsgespräch teilgenommen haben, über die Vorentscheidung informiert werden (im Sinne einer Zwischeninformation zum Stand des Verfahrens).

Formulierungsvorschlag: Wir haben uns im Ergebnis der Gespräche letztlich entschieden, den Antrag auf Einstellung für eine andere Kandidatin/einen anderen Kandidaten zu stellen.
Bitte beachten Sie, dass das Verfahren noch nicht abgeschlossen ist. Sie erhalten von uns über den Ausgang des Verfahrens Bescheid.



4. Antragstellung für die Einstellung

Anträge auf Einstellung werden vom jeweiligen Bereich auf dem Dienstweg per Einstellungsvordruck

  • bei Haushaltsmitteln direkt dem Referat Personalwirtschaft
  • bei Drittmitteln über das Servicezentrum Forschung (Mittelfreigabe) dem Referat Personalwirtschaft

zugeleitet.

Von der Beschäftigungsstelle ist die Vorderseite des Vordrucks auszufüllen, dabei sind folgende Unterschriften des antragstellenden Bereiches unerlässlich:

  • Verwaltungsleitung bzw. Leitung des Bereichs,
  • bei Drittmitteln zusätzlich (Teil-)Projektleitung,
  • (dezentrale) Frauenbeauftragte,
  • ggf. Schwerbehindertenvertretung.


Als Anlagen sind mindestens folgende Unterlagen einzureichen:


Das Referat Personalwirtschaft prüft bei Antragseingang die personalwirtschaftlichen Voraussetzungen und veranlasst die personalrechtliche Prüfung durch die Personalstelle. Anschließend leitet es die Personalratsbeteiligung ein; nach Gesetz hat der Personalrat zwei Wochen Bearbeitungsfrist.

Bitte planen Sie für die Bearbeitungsschritte die erforderliche Zeit bei der Antragstellung ein. Der Antrag sollte  möglichst sechs Wochen vor dem beabsichtigten Wirkungsdatum im Referat Personalwirtschaft eingegangen sein.



5. Absageschreiben und Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nicht ausgewählter Personen

Nach Abschluss des  Auswahlverfahrens  sind die nicht ausgewählten Personen schriftlich zu informieren.

Formulierungsvorschlag: Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass im Ergebnis des Auswahlverfahrens unsere Entscheidung zu Gunsten einer anderen Bewerbung gefallen ist. Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an einer Beschäftigung an der Humboldt-Universität zu Berlin und wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft alles Gute.

Um im eventuellen Streitfall der Beweislast im Sinne des AGG nachkommen zu können, sind die Bewerbungsunterlagen, die ausführliche Auswahlbegründung und die Bewerberliste fünf Monate nach Absenden der Absageschreiben im jeweiligen Bereich datenschutzgerecht aufzubewahren und unmittelbar danach zu vernichten.

 

6. Kontaktmöglichkeiten

Weitere Auskünfte zu diesem Thema erhalten Sie in Ihrer Verwaltungs- bzw. Bereichsleitung und bei der oder dem zuständigen Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter im Referat Personalwirtschaft - III C.

 

Rundschreiben/Informationen zu diesem Thema

Vordrucke/Formulare zu diesem Thema

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