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Humboldt-Universität zu Berlin - Abteilung für Personal und Personalentwicklung

Humboldt-Universität zu Berlin | Universitätsverwaltung | Abteilung für Personal und Personalentwicklung | Themen A-Z | Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auswahlverfahren

Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auswahlverfahren

 

English version

 

Informationen gem. Art 12, 13 DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten an der Humboldt-Universität im Rahmen von Stellenausschreibungen

 

1. Verantwortliche Stelle

Humboldt-Universität zu Berlin, vertreten durch die Präsidentin Frau Prof. Dr.-Ing. Dr. Sabine Kunst, Unter den Linden 6, 10099 Berlin. Telefon: +49 30  2093–0 (Zentrale)

Die konkreten Ansprechpartner/innen finden sie aufgrund des dezentralen Auswahlverfahrens jeweils im Ausschreibungstext der konkreten Stellenausschreibung.

 

2. Datenkategorien

Wir erheben die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zusenden oder mitteilen, insbesondere per Post, per E-Mail, im Telefonat oder im Gespräch. Abhängig von Ihren Mitteilungen werden auch Daten besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO) verarbeitet, z.B. bei Schwerbehinderung.

 

3. Woher stammen die Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden direkt bei Ihnen erhoben, indem Sie uns Ihre Daten mitteilen.

 

4. Für welche Zwecke werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Eignung für die Stelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

 

5. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist Art 6 Abs. 1 b), Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 18 BlnDSG, §§ 26, 32 bis 37, 41, 43 und 44 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt, z.B. die Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Das Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

 

6. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Ihre Daten werden ausschließlich intern verwendet. Bei Ausschreibungen von Stellen in Kooperationen, Clustern oder Verbünden mit anderen Forschungs-Einrichtungen sind die dort je zuständigen Stellen regelmäßig am Verfahren beteiligt, so dass in diesem Fall die Bewerber_innen-Daten an sie übermittelt werden.

 

Die Bewerberauswahl erfolgt dezentral durch den ausschreibenden Bereich. Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sind in der Stellenausschreibung angegeben. Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Dazu zählen neben der Fachabteilung insbesondere der Personalrat, die Frauenbeauftragte, ggf. die Schwerbehindertenvertretung, ggf. die Jugend- und Ausbildungsvertretung, sowie ggf. weitere zuständige Stellen.

 

7. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Es erfolgt keine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.

 

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, übernehmen wir Ihre Daten in unser Personalverwaltungssystem. Im Falle einer Absage werden die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern spätestens sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

 

9. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Alle Angaben stellen Sie freiwillig zur Verfügung, es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Falls die Bewerbungsunterlagen nicht vollständig sind, kann es sein, dass sich dies negativ auf den Erfolg der Bewerbung auswirkt.

 

10. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG ).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO, § 35 BDSG).

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO).

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG). Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen. Bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Ggf. werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren; hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Sofern Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde, zum Beispiel an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Berlin zu wenden (Art 77 DSGVO).

 

11. Der/Die Datenschutzbeauftragte der HU:

Ferner können Sie sich an den/die Behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r der HU wenden: datenschutz@uv.hu-berlin.de, 030-2093-20020, https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz

Stand: 03.05.2019

 

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Information pursuant to Art. 12, 13 DSGVO on the processing of personal data at Humboldt-Universität within the framework of job advertisements

  1. Responsible body

Humboldt-Universität zu Berlin, represented by the President Prof. Dr.-Ing. Dr. Sabine Kunst, Unter den Linden 6, 10099 Berlin. Phone: +49 30 2093-0 (head office).

Due to the decentralised selection procedure, the specific contact persons can be found in the text of the job advertisement.

  1. Data categories

We collect the data that you send or communicate to us in connection with your application, in particular by post, e-mail, telephone or personal interview. Depending on the information, data concerning special categories (Art. 9 DSGVO) will also be processed, e. g. in case of severe disability.

  1. Where does the data come from?

The data is the information you provide us with.

  1. For what purposes is the data processed?

We process your data in order to check your suitability for the position and to carry out the application procedure.

  1. What is the legal basis for the processing of data?

The legal basis for the processing of your personal data in this application procedure is Art. 6 para. 1 b), Art. 88 DSGVO in conjunction with § 18 BlnDSG, §§ 26, 32 to 37, 41, 43 and 44 BDSG. It allows the processing of data relevant to the decision-making procedure concerning possible future employment.

Further processing will only take place if you have given your consent or if legal permission has been obtained, e. g. the safeguarding of legitimate interests pursuant to Art. 6 para. 1 f DSGVO. The interest then consists in the assertion or defence of claims.

  1. Who has access to your data?

Your data will only be used internally. In the case of calls for applications for posts in cooperation, clusters or alliances with other research institutions, the competent bodies there are regularly involved in the procedure, so that in this case the applicant's data are transmitted to them.

Applicants are selected decentrally by the department issuing the invitation to tender. The contact persons are listed  in the job advertisement.  As a matter of principle, only those persons have access to your data who need it for the correct conduct of the application procedure. In addition to the specific department, these include, in particular, the staff council, the women's representative, if applicable, the representation of severely disabled persons, if applicable, the youth and training representative, as well as, if applicable, other competent bodies.

  1. Is your data transferred to a third country or to an international organisation?

     The data will not be transferred to a third country or an international organisation.

  1. How long is your data stored?

If your application is successful, we will transfer your data to our personnel administration system. In the event of rejection, applicants' data will be deleted no later than six months after the end of the application procedure.

  1. Is there an obligation for you to provide data?

The provision of your personal data is voluntary, there is no obligation to provide data. However, should your application documents be incomplete, this may have a negative effect on the success of the application.

  1. What data protection rights do you have?

Should your personal data be processed, you have the right to access this information (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG ).

Should incorrect personal data be processed, you have the right to correction (Art. 16 DSGVO).

Should the legal requirements be met, you can demand that the processing be deleted or restricted (Art. 17 and 18 DSGVO, § 35 BDSG).

Under certain circumstances, you have the right to transfer the personal data which you have provided to us in a structured, common and machine-readable format if the processing is based on consent or a contract and is carried out with the aid of automated procedures (Art. 20 DSGVO).

You have the right, for reasons arising from your particular situation, to object at any time to the processing of your personal data on the basis of Art. 6 para. 1 letter e DSGVO and Art. 6 para. 1 letter f DSGVO (Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG). If you file a legitimate objection, your personal data will no longer be processed unless we can prove compelling legitimate reasons for the processing that outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves the assertion, exercise or defense of legal claims.

The appeal may be lodged without any formal requirements. For verification purposes, we ask you to notify us of your objection by post or e-mail. Please use the subject line "Objection".If you exercise any of the above rights, we will verify that the legal requirements are met and notify you accordingly. If necessary, we will ask you to identify yourself; we are obliged to do so if there are any doubts.

If you are of the opinion that the processing of your personal data violates data protection regulations, you have the opportunity to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, for example the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information Berlin (Art 77 DSGVO).

  1. The data protection officer of the HU:

You can also contact the HU's Data Protection Officer: datenschutz@uv.hu-berlin.de, 030- 2093-20020, https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz