Personalakte
Die nachfolgenden Ausführungen gelten für Tarifbeschäftigte und Beamte und Beamtinnen gleichermaßen. Sofern im Einzelfall abweichende Regelungen für einzelne Beschäftigungsgruppen gelten, erwähnen wir das gesondert. Ausführungen bezüglich studentischer Hilfskräfte sind (auch) unter dem Stichwort "Studentische Hilfskräfte" abrufbar.
- Führung der Personalakte / Rechtsgrundlagen
- Einsichtnahme in die Personalakte / Einsichtnahme durch Dritte
- Anhörungsrecht / Stellungnahme zu Unterlagen in der Personalakte
- Kontaktmöglichkeiten
1. Führung der Personalakte / Rechtsgrundlagen
Über jeden Beschäftigten der Humboldt-Universität zu Berlin wird in der Abteilung für Personal und Personalentwicklung eine Personalakte geführt.
Die Personalakte umfasst alle Unterlagen, welche die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse betreffen, soweit sie in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Es gilt der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität.
Die Personalakte kann aus einer Hauptakte und gegebenenfalls nach sachlichen Gesichtspunkten gegliederten Sachakten bestehen.
Die Gehaltsstelle führt eine Gehaltsakte.
Nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses werden die Personalakten im Universitätsarchiv archiviert oder mit Einverständnis der Beschäftigten/des Beschäftigten an den künftigen öffentlichen Arbeitgeber abgegeben.
2. Einsichtnahme der Personalakte / Einsichtnahme durch Dritte
Alle Beschäftigten haben das Recht auf Einsicht in die vollständige Personalakte an dem Ort, wo sie verwaltet wird. Hierzu vereinbaren Sie bitte einen Termin mit der/dem jeweils zuständigen Personalsachbearbeiterin/Personalsachbearbeiter der Abteilung für Personal und Personalentwicklung.
Ein berechtigtes Interesse oder einen Grund für die Einsichtnahme brauchen Sie als Beschäftigter nicht geltend zu machen. Wenn Sie Schriftstücke aus der Personalakte kopieren möchten, so müssen Sie diese vorher bezeichnen.
Dritte dürfen in Ihre Personalakte nur Einsicht nehmen, wenn Sie dem vorher zugestimmt und diese schriftlich bevollmächtigt haben.
3. Anhörungsrecht / Stellungnahme zu Unterlagen in der Personalakte
Die Beschäftigten sind über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakte zu hören. Gleichzeitig haben Sie das Recht, eine schriftliche Stellungnahme dazu abzugeben. Wenn Sie dieses Recht in Anspruch nehmen, so ist diese Stellungnahme ebenfalls zu Ihrer Personalakte zu nehmen.
4. Kontaktmöglichkeiten
Weitere Auskünfte bezüglich der Personalakten erteilt Ihre zuständige Personalstelle
Referat Personalstelle für Beamte
Referat Personalstelle für Tarifbeschäftigte
Personalsachbearbeiter für studentische Hilfskräfte