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Humboldt-Universität zu Berlin - Abteilung für Personal und Personalentwicklung

Studentische Hilfskräfte

  1. Allgemeines
  2. Aufgabenübertragung
  3. Ausschreibung und Bewerberauswahl
  4. Beantragung von Einstellungen u. a. personellen Maßnahmen wie z. B. Weiterbeschäftigung, Arbeitszeiterhöhung
  5. Geringfügigkeit
  6. Personalakte
  7. Arbeitsunfähigkeit aus Krankheitsgründen/Unfall
  8. Arbeitsbefreiung/Beurlaubung
  9. Arbeitszeit und Zeitzuschläge
  10. Dienstreisen
  11. Vertretungseinstellung
  12. Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
  13. Zeugnisse
  14. Kontaktmöglichkeiten

 

1. Allgemeines

Tarifliche Grundlage für die Tätigkeit als studentische Hilfskraft ist der Tarifvertrag für studentische Hilfskräfte II (TV Stud II).
Darüber hinaus sind zu beachten:
- Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)
- Berliner Hochschulgesetz ( BerlHG), insbesondere § 121
- Dienstvereinbarung über die Ausschreibung und das Besetzungsverfahren von Beschäftigungspositionen für studentische Hilfskräfte der Humboldt-Universität zu Berlin (Amtliches Mitteilungsblatt 12/1998)

Grundvoraussetzung für eine Tätigkeit als studentische Hilfskraft ist der Status "immatrikulierte/r Student/in". Bei Überschreitung der doppelten Regelstudienzeit ist eine Einzelfallprüfung bezüglich der Zugehörigkeit zum Personenkreis der "ordentlichen Studierenden" Voraussetzung für eine dann in der Regel semesterweise Beschäftigung. Eine gesonderte Einzelfallprüfung bezüglich der Zugehörigkeit zum Personenkreis der "ordentlichen Studierenden" im sozialversicherungsrechtlichen Sinn erfolgt auch bei der beabsichtigten Beschäftigung von Studierenden, die das 25. HS-Semester überschritten haben. Promotionsstudentinnen/-studenten und Studierende in weiterbildenden oder Zusatz-Studiengängen werden nicht als studentische Hilfskräfte beschäftigt.

Die Höchstbeschäftigungsdauer beträgt grundsätzlich sechs Jahre. Die Beschäftigungsverhältnisse werden in der Regel für zwei Jahre begründet. Sie können in begründeten Fällen verlängert werden. Die Arbeitszeit darf höchstens 80 Monatsstunden betragen, wobei Tätigkeiten als studentische Hilfskraft an anderen Berliner Hochschulen mit berücksichtigt werden. Die Vergütung beträgt 10,98 € brutto pro Stunde.

2. Aufgabenübertragung

Gemäß Schreiben des Kanzlers vom 18.01.2000 sind die dezentralen Bereiche (Fakultäten, Zentralinstitute und Zentraleinrichtungen) für die Verwaltung der zugewiesenen Haushaltsmittel in Form von Beschäftigungspositionen und die Veranlassung von Ausschreibungen zuständig.

3. Ausschreibung und Bewerberauswahl

Gemäß o. g. Dienstvereinbarung sind alle neu zu besetzenden Beschäftigungspositionen auszuschreiben. Die Ausschreibung kann in der vereinfachten Form einer Standardausschreibung oder in Form einer individuellen Ausschreibung erfolgen. Auf dem Vordruck sind mindestens folgende Unterschriften des antragstellenden Bereiches erforderlich:

- Verwaltungsleiter/in bzw. Leiter/in des Bereiches

- bei Drittmitteln: Projektleiter/in

- Frauenbeauftragte.

Der Aushang erfolgt parallel dezentral und zentral.

Im Fall einer Standardausschreibung (40/41 Monatsstunden für 2 Jahre mit flexiblem Aufgabengebiet, aber abschließend definiertem Anforderungskatalog) kann der Aushang sofort erfolgen, je eine Kopie ist an den Personalrat der studentischen Beschäftigten und das Referat Personalwirtschaft zu senden.

Im Fall einer individuellen Ausschreibung (insbesondere mit flexiblem Anforderungsprofil) ist der Formantrag auf Ausschreibung ausschließlich von den durch den Präsidenten hierzu bevollmächtigten Funktionsträgern (i. d. R. Verwaltungsleiter bzw. Mitarbeiterinnen des Referats Personalwirtschaft) dem Personalrat zur Mitwirkung vorzulegen. Da die Bewerber(vor)auswahl auf Basis der in der Ausschreibung enthaltenen Anforderungen zu erfolgen hat, ist für diesbezügliche Formulierungen besondere Sorgfalt erforderlich. Die Regelungen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sind zu beachten. Wird eine Beschäftigung über die Regellaufzeit von 4 Semestern hinaus angestrebt, empfiehlt sich bspw. folgende Formulierung: „Bevorzugt werden Bewerbungen, die mit begründeter Darlegung erwarten lassen, dass ggf. auch eine Beschäftigung für insgesamt 8 Semester möglich ist.“

Soll im Ausnahmefall von der Ausschreibungspflicht abgewichen werden, ist ein Antrag auf Nichtausschreibung mit entsprechender Begründung erforderlich. Eine Begründung ist insbesondere gegeben bei Kurzfristigkeit infolge außerplanmäßiger Vakanz einer Beschäftigungsposition oder Mittelbewilligung zur Besetzung einer Hilfskraftposition mit fixem Enddatum, wobei zwischen dem Bekanntwerden, dass eine Einstellung nötig oder möglich ist (bspw. Datum eines Zuwendungsbescheides oder eines Beurlaubungs-/ Auflösungsantrages), und dem vorgesehenen Beginntermin der Beschäftigung weniger als acht Wochen liegen.

Im Fall einer individuellen Ausschreibung ist unter Berücksichtigung der erforderlichen Personalratsbeteiligung auf die Angabe realistischer Daten für die Bewerbungsfrist zu achten.

Eine Ausschreibung unter dem Vorbehalt der Mittelbewilligung ist grundsätzlich möglich.

Die Bewerberinnen und Bewerber erhalten zeitnah Eingangsbestätigungen. Sind schwerbehinderte Menschen darunter, sind die Schwerbehindertenvertretung und der Personalrat des Hochschulbereiches unverzüglich zu informieren, in jedem Fall bevor Einladungen zu Vorstellungsgesprächen ergehen. Hierfür verwenden Sie bitte das Formular für die Information über den Eingang von Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Unterlagen zu sichten und es ist darüber zu entscheiden, welche Bewerberinnen und Bewerber in das weitere Auswahlverfahren einbezogen werden. Die Bewerbungsfrist stellt keine Ausschlussfrist dar, d. h. eingehende Bewerbungen sind auch nach dem Ende der Bewerbungsfrist zu berücksichtigen, sofern das Auswahlverfahren dafür noch nicht zu weit fortgeschritten ist. So sind in der Regel Bewerbungen noch einzubeziehen, wenn sie vor Beendigung der Auswahlgespräche eingehen.

Zur schnellen Übersicht über die Inhalte der Bewerbungsunterlagen und zum Zwecke der Dokumentation eines diskriminierungsfreien Auswahlverfahrens sollte eine Bewerberliste erstellt werden, die mindestens die Identifikationsdaten (Namen, Vornamen und Geburtsdaten) sowie das Eingangsdatum der Bewerbung, ergänzt um die Angaben Schwerbehinderung, Geschlecht weiblich, enthält. Sie kann sinnvollerweise um Angaben zur Erfüllung der in der Ausschreibung genannten Anforderungen ergänzt werden.

Im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) muss die Vorauswahl auf Grundlage der im Ausschreibungstext benannten fachlichen Anforderungen erfolgen. Auf eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch kann - bei allen Bewerberinnen und Bewerbern einheitlich - verzichtet werden, die die Anforderungen, die im Ausschreibungstext genannt sind, nicht oder nicht vollständig erfüllen.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sind grundsätzlich zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Nach § 82 SGB IX ist eine Einladung entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt. Von einem offensichtlichen Fehlen der fachlichen Eignung ist nur dann auszugehen, wenn die Person die im Ausschreibungstext benannten Anforderungen eindeutig nicht erfüllt. Es reicht nicht aus, dass die fachliche Eignung zweifelhaft ist, in diesen Fällen muss eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erfolgen. Voraussetzung für eine Nichteinladung ist das Einvernehmen zwischen den für die Auswahlentscheidung Verantwortlichen, der Schwerbehindertenvertretung und dem Personalrat.

In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, sind entweder alle Bewerberinnen oder mindestens ebenso viele Frauen wie Männer zum Vorstellungsgespräch einzuladen, sofern sie die in der Ausschreibung vorgegebene Qualifikation für die Stelle besitzen und Bewerbungen von Frauen in ausreichender Zahl vorliegen.

Dem Personalrat der studentischen Beschäftigten, der zuständigen Frauenbeauftragten und ggf. der Schwerbehindertenvertretung ist Einsicht in alle Bewerbungsunterlagen zu gewähren. Sie sind rechtzeitig, d. h. mindestens sieben Tage vorher, über die Termine der Vorstellungsgespräche zu informieren.


An den Auswahlgesprächen sollten immer mehrere Personen beteiligt werden. Dies fördert zum einen die Objektivität der Auswahlentscheidung und schützt zum anderen die auswählenden Personen durch Anwesenheit von Zeugen vor dem Vorwurf der benachteiligenden Behandlung.

Ablauf und Form des Auswahlgesprächs sind nicht standardisiert. Es kann als klassisches Vorstellungsgespräch, Einzel- oder Gruppengespräch oder strukturiertes Auswahlverfahren durchgeführt werden und  eine Arbeitsprobe oder Übung enthalten.  Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Auswahlgespräche mit allen Bewerberinnen und Bewerbern einheitlich geführt werden. Im Auswahlgespräch sind nur Fragen zulässig, die in direktem Zusammenhang zur angestrebten Tätigkeit stehen. Die aus den Auswahlgesprächen gewonnenen Erkenntnisse sind, neben den Bewer-bungsunterlagen, die Argumente für die Auswahlentscheidung. Daher sind die wichtigsten Aspekte zur allgemeinen und besonderen Eignung der einzelnen Personen zu dokumentieren.

Nach Beendigung der Auswahlgespräche, bestenfalls unmittelbar im Anschluss, erfolgt die Auswertung der gesammelten Erkenntnisse und die Auswahlentscheidung. Es ist sinnvoll, eine Rangfolge der für geeignet befundenen Bewerbungen zu erstellen, um sicherzustellen, dass bei Absagen ohne weitere Entscheidungsprozesse in der Liste fortgefahren werden kann.

Die ausgewählte Person wird durch den auswählenden Bereich über die Vorentscheidung informiert. Eine rechtsverbindliche Einstellungszusage kann jedoch erst nach Abschluss des kompletten Verfahrens, zu dem auch die Personalratsbeteiligung gehört, durch die Personalstelle gegeben werden.

Die nicht ausgewählten Bewerber und Bewerberinnen  sind nach Abschluss des Verfahrens (Übersenden des Arbeitsvertragsangebotes für die ausgewählte Bewerberin/den ausgewählten Bewerber) über das Ergebnis zu informieren. Die Bewerbungsunterlagen mit allen jeweils beigefügten Kopien sind fünf Monate aufzubewahren und danach datenschutzgerecht zu vernichten.

Die befristete Aufbewahrung der Unterlagen ist aus folgendem Grund erforderlich:

Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) verfolgt das Ziel, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.

Nicht nur Beschäftigte, sondern auch Bewerberinnen und Bewerber um einen Arbeitsplatz fallen unter dieses Benachteiligungsverbot.

Nicht berücksichtigte Bewerberinnen und Bewerber um einen Arbeitsplatz haben die Möglichkeit, eventuelle Ansprüche innerhalb von zwei Monaten geltend zu machen. Die Frist beginnt mit dem Zugang der ablehnenden Entscheidung.

Um im Streitfall der Beweislast nachkommen zu können, ist der diskriminierungsfreie Entscheidungsprozess zu dokumentieren. Hierfür ist es ggf. auch erforderlich, die Bewerbungsunterlagen der betroffenen Kandidatinnen und Kandidaten vorzulegen. Demnach hat der Arbeitgeber berechtigtes Interesse, die Bewerbungsunterlagen so lange aufzubewahren, bis er davon ausgehen kann, dass keine Ansprüche abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber geltend gemacht wurden. Daher beinhalten die Ausschreibungsvordrucke sowohl für den Stardard- als auch für den individuellen Fall den Hinweis, dass keine Rücksendung von Unterlagen erfolgt und daher auf die Herreichung von Bewerbungsmappen zu verzichten ist und ausschließlich Kopien vorzulegen sind.

4. Beantragung von Einstellungen u. a. personellen Maßnahmen wie z. B. Weiterbeschäftigung, Arbeitszeiterhöhung

Entsprechende Maßnahmen sind von einem Bereich per einheitlichem Vordruck (Einstellungsantrag) zu beantragen. Die Antragstellung erfolgt

  • bei Haushaltsmitteln über die Fakultätsverwaltung direkt an das Referat Personalwirtschaft,
  • bei Drittmitteln über die Fakultätsverwaltung und die Forschungsabteilung (Mittelfreigabe) an das Referat Personalwirtschaft
  • bei HU-Sonderprogrammen (z.B. Multimedia) über die jeweiligen Mittelverantwortlichen an das Referat Personalwirtschaft.

 

Der Vordruck hat bei Einreichung in jedem Fall folgende Unterschriften zu tragen:

  • Fachvorgesetzte/r bzw. bei Drittmitteln Projektleiter/in
  • Verwaltungsleiter/in/Leiter/in des Bereiches bzw. stellv. Verwaltungsleiter/in bzw. zuständige/r Sachbearbeiter/in für Angelegenheiten studentischer Hilfskräfte mit Datum
  • Frauenbeauftragte
  • ggf. Schwerbehindertenvertreter/in

 

Als Anlagen zu einem Einstellungsantrag sind folgende Unterlagen einzureichen:

Ein Antrag auf Weiterbeschäftigung bzw. Arbeitszeitänderung ist mit dem Vordruck, einer Begründung und einer Erklärung der betroffenen studentischen Hilfskraft vom Bereich auf dem üblichen Weg (s.o.) einzureichen.

Personalanträge sind so rechtzeitig abzusenden, dass sie möglichst 6 Wochen vor dem angestrebten Wirkungsdatum im Referat Personalwirtschaft eingehen. Rückwirkende Einstellungen, Weiterbeschäftigungen usw. sind nicht möglich. Bei der Bearbeitung später eingehender Anträge wird für den Vertragsbeginn das Datum vorgesehen, an dem die Unterzeichnung des Vertrages unter Berücksichtigung von Postwegen und erforderlicher Personalratsbeteiligung als frühestens möglich angenommen wird. Dabei wird grundsätzlich auf den Ersten eines Monats orientiert, um ungewollte Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch einer Hilfskraft zu vermeiden. Nur ausnahmsweise kann der 15. eines Monats in Betracht kommen.

5. Geringfügigkeit

Eine besondere Form der geringfügigen Beschäftigung ist die kurzfristige Beschäftigung, für die grundsätzlich keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind.

Erklärung für ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis als studentische Hilfskraft

Merkblatt zur kurzfristigen Beschäftigung von studentischen Hilfskräften (Mindestlohngesetz)

6. Personalakte

Die studentische Hilfskraft hat das Recht auf Einsicht in ihre vollständigen, in der Abteilung für Personal und Personalentwicklung geführten, Personalakten (ggf. auch durch einen schriftlich Bevollmächtigten) und auf Fertigung von Abschriften oder Ablichtungen aus den Personalakten auf ihre Kosten.
Bei Beschwerden oder nachteiligen Äußerungen über die studentische Hilfskraft ist diese vor Aufnahme in die Personalakte anzuhören und die Äußerung mit in die Personalakte zu nehmen.

7. Arbeitsunfähigkeit aus Krankheitsgründen/Unfall

Krankheit

Nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz sind studentische Hilfskräfte verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Unverzüglich heißt hier „ohne schuldhaftes Verzögern“, d. h. sobald es der studentischen Hilfskraft zumutbar möglich ist.  Die Nachricht muss den Arbeitgeber möglichst schnell erreichen, damit der Arbeitsausfall frühzeitig eingeplant und ggf. Ersatz organisiert werden kann. Hierzu sollte die studentische Hilfskraft ihrer oder ihrem Vorge-setzten bzw. deren/dessen Vertreter/in am ersten Krankheitstag - wenn dieser für die Beschäftigungsstelle ein normaler Arbeitstag ist und die Mitteilung während der üblichen betrieblichen Arbeitszeit möglich ist -  telefonisch, hilfsweise bei Nichterreichbarkeit per Mail, ihre Erkrankung anzeigen. Sollte die Erkrankung erst nach Ende der üblichen betrieblichen Arbeitszeit auftreten, ist die Meldung am nächsten Tag, der für die Beschäftigungsstelle ein normaler Arbeitstag ist, zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit  anzuzeigen. Als Beginn der betrieblichen Arbeitszeit ist i. d. R. der Beginn der Kernzeit für die oder den Vorgesetzten, d. h. 9.00 Uhr, anzusehen. Sollte die Erkrankung erst nach Beginn der betrieblichen Arbeitszeit auftreten, ist die Mitteilung schnellstmöglich zu machen (vgl. Beispiel A).  


Beispiel A
Erkrankt die studentische Hilfskraft erst am Nachmittag eines Tages, an dem sie bspw. ab 16.00 Uhr Dienst hätte, ist naturgemäß eine Mitteilung zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit nicht mehr möglich. Auch hier gilt, dass die Mitteilung zu erfolgen hat, sobald es der studentischen Hilfskraft zumutbar möglich ist. Dies kann bspw. 2 Stunden vor geplantem Dienstantritt sein, dies kann aber auch – insb. im Falle eines Unfalls – ausnahmsweise erst nach dem geplanten Dienstantritt und ggf. auch durch eine beauftragte Person erfolgen.


Beispiel B
Auch wenn eine studentische Hilfskraft an einem Wochenend- oder Feiertag erkrankt, an dem in ihrer jeweiligen Beschäftigungsstelle kein regulärer Dienst stattfindet, hat sie den Arbeitgeber unverzüglich zu informieren. Hilfsweise genügt hier eine Information am ersten Tag danach, an dem in der jeweiligen Beschäftigungsstelle ein regulärer Dienst stattfindet, zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit (s.o.), wenn abzusehen ist, dass sie ihren nächsten vorgesehenen Dienst krankheitsbedingt nicht antreten kann, auch wenn dieser erst nachmittags oder an einem Folgetag beginnen würde.


Beispiel C
Erkrankt eine studentische Hilfskraft vormittags an einem Freitag, an dem sie Urlaub oder regulär keinen Dienst hat, so hat sie - wenn möglich - noch an diesem Tag den Arbeitgeber von der Arbeitsunfähigkeit zu unterrichten, wenn abzusehen ist, dass sie am ersten für sie regulären Arbeitstag, bspw. dem Montag, nicht arbeiten kann.

Zu beachten ist die Verpflichtung, schon bei der Krankmeldung mitzuteilen, wie lange die Arbeits-unfähigkeit voraussichtlich dauern wird. Ist noch kein Arztbesuch erfolgt, muss die Angabe auf Grundlage einer eigenen Prognose gemacht werden.                                                                                               

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, hat die studentische Hilfskraft - ergänzend zu der Verpflichtung der (erneuten) unverzüglichen Information - eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Zu beachten ist, dass durch die Regelung "Kalendertage" auch Samstage und Sonntage als Krankheitstage zählen.                                                                                                                        

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, hat die studentische Hilfskraft - ergänzend zu der Verpflichtung der (erneuten) unverzüglichen Information - eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen.

 

Die Gesundmeldung erfolgt stets über die Bereiche an die Gehaltsstelle. Auf die ergänzenden Ausführungen unter https://www.personalabteilung.hu-berlin.de/themen-a-z/referat-iii-b/arbeitsunfahigkeit wird verwiesen.
 

Unfall

Bei Unfällen während der Arbeitszeit bzw. Wegeunfällen ist sofort der Bereich zu informieren und das Ausfüllen des entsprechenden Formulars als Meldung an die Eigenunfallversicherung zu veranlassen.

8. Arbeitsbefreiung/Beurlaubung

Erholungsurlaub
Nach § 13 Abs. 2 S. 1 TV Stud. II besteht ein Anspruch auf Erholungsurlaub im Umfang von 31 Werktagen jährlich. Der Erholungsurlaub soll grundsätzlich in der vorlesungsfreien Zeit genommen werden, soweit Unterrichtsaufgaben wahrgenommen werden.

Für die Berechnung der Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs in Stunden empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Urlaubsanspruch =

Arbeitszeit x Anzahl voller Beschäftigungsmonate
-------------------------------------------------------------- x 31 Url.tage
52 Wochen im Jahr x 6 Arbeitstage pro Woche

Beispiel:

Für eine Beschäftigung mit 40 Monatsstunden über volle 12 Monate eines Kalenderjahres ergibt sich danach also ein Urlaubsanspruch von 48 Stunden, für eine Beschäftigung mit 41 Monatsstunden über volle 12 Monate eines Kalenderjahres ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 49 Stunden.

Abweichend davon wird der Urlaubsanspruch für studentische Hilfskräfte mit ganzjährig mindestens fünfzigprozentiger Schwerbehinderung wie folgt ermittelt:

Urlaubsanspruch =

Arbeitszeit x Anzahl voller Beschäftigungsmonate
-------------------------------------------------------------- x 37 Url.tage
52 Wochen im Jahr x 6 Arbeitstage pro Woche

Der errechnete Urlaubanspruch wird immer auf volle Stunden gerundet.

Arbeitsbefreiung

Aus folgenden Gründen hat die studentische Hilfskraft einen zeitlich begrenzten Anspruch auf Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung der Vergütung:
  • Niederkunft der Ehefrau: 1 Arbeitstag
  • Tod des Ehegatten, eines Kindes oder Elternteils: 2 Arbeitstage
  • Schwere Erkrankung
    • eines Angehörigen, soweit er in demselben Haushalt lebt: 1 Arbeitstag/Jahr
    • eines Kindes, das das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, wenn im laufenden Kalenderjahr kein Anspruch nach § 45 SGB V besteht oder bestanden hat: bis zu 4 Arbeitstage/Jahr
      Dazu ist der Personalstelle eine Bescheinigung der Krankenkasse vorzulegen, dass kein Anspruch auf Krankengeld zur Pflege des erkrankten Kindes besteht.
    • einer Betreuungsperson, wenn die studentische Hilfskraft deshalb die Betreuung ihres Kindes, das das 8. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen körperlicher, geistiger oder seelischer Behinderung dauernd pflegebedürftig ist, übernehmen muss: bis zu 4 Arbeitstage
Eine Freistellung erfolgt nur, soweit eine andere Person zur Pflege oder Betreuung nicht sofort zur Verfügung steht und der Arzt die Notwendigkeit der Anwesenheit der studentischen Hilfskraft zur vorläufigen Pflege bescheinigt. Die Freistellung darf insgesamt 5 Arbeitstage im Kalenderjahr nicht überschreiten.
  • ärztliche Behandlung der studentischen Hilfskraft, wenn diese während der Arbeitszeit erfolgen muss

Weiterhin ist die studentische Hilfskraft bezahlt von der Arbeit freizustellen

  • bei Erfüllung allgemeiner staatsbürgerlicher Pflichten nach deutschem Recht entsprechend § 52 BAT Abs. 2,
  • in sonstigen dringenden Fällen entsprechend § 52 BAT Abs. 3.

Sonderurlaub
Studentischen Hilfskräften kann auf Antrag Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Vergütung gewährt werden. Dienstliche und betriebliche Verhältnisse sind dabei zu berücksichtigen.

Mutterschutz/Elternzeit
Wenn die studentische Hilfskraft schriftlich ihr Einverständnis erklärt, kann sie ihre Tätigkeit bis zur Entbindung weiter ausüben. Mutterschutz ab dem Tag der Entbindung ist in Anspruch zu nehmen.
Auf Antrag der studentischen Hilfskraft hat diese Anspruch auf Gewährung einer Elternzeit.

9. Arbeitszeit und Zeitzuschläge

Die Arbeitszeit wird in Monatsstunden vereinbart. Nach § 7 TV Stud II darf sie an Universitäten nicht weniger als 40 Monatsstunden betragen. Zur Vermeidung einer geringfügigen Beschäftigung werden i. d. R. Verträge mit 41 Monatsstunden abgeschlossen. Diese 41 Monatsstunden entsprechen einer durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit von ca. 9,46 Stunden. Nach § 121 Abs. 3 BerlHG darf die gesamte wöchentliche Arbeitszeit der studentischen Hilfskräfte die Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit nicht erreichen. Dementsprechend sind 80 Monatsstunden das Maximum der hochschulrechtlich zulässigen Beschäftigung einer studentischen Hilfskraft. Zur Vermeidung von Differenzen wird dringend empfohlen, für jeden einzelnen Arbeitstag den Beginn, die Dauer und das Ende der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu erfassen und die Aufzeichnung am Monatsende von studentischer Hilfskraft und Vorgesetztem gegenzuzeichnen.

Nach § 8 TV Stud II gilt für die Abgeltung angeordneter Arbeit an Sonntagen, Wochenfeiertagen, während der Nachtzeit (§ 15 BAT) oder an Samstagen in der Zeit von 13 bis 20 Uhr § 35 BAT entsprechend, d.h. die studentischen Hilfskräfte erhalten die hierfür vorgesehenen Stundenzuschläge. Ein Mitbestimmungsrecht des Personalrates ist bei der Zahlbarmachung von Zeitzuschlägen nicht gegeben. Auf den entsprechenden Anträgen der studentischen Hilfskräfte ist zunächst vom Vorgesetzten zu bestätigen, dass es sich um angeordnete Arbeit zu den genannten Zeiten handelte, die Angaben im Detail sind zu prüfen und die sachliche und rechnerische Richtigkeit zu bestätigen. Die Anträge sind an die zuständige Personalstelle (Referat III C) zu richten, die die Auszahlung über die Gehaltsstelle veranlasst.

 

10. Dienstreisen

Für studentische Hilfskräfte gilt die Dienstreiseordnung der HU. Ausführliche Informationen finden Sie unter dem Stichwort Dienstreisen der Haushaltsabteilung.

11. Vertretungseinstellung

Bei Inanspruchnahme einer Beurlaubung ohne Fortzahlung der Vergütung (z. B. Mutterschutz, Elternzeit) kann der Bereich eine Vertretungseinstellung beantragen. Diese kann mit oder ohne Ausschreibung erfolgen. (siehe Pkt. 3 und 4.)

12. Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

Das Beschäftigungsverhältnis einer studentischen Hilfskraft endet im Regelfall – sofern keine Weiterbeschäftigung erfolgt - mit Ablauf der im Arbeitsvertrag vereinbarten Frist. Ein vorzeitiges Ende ist in folgenden Fällen möglich:

a) Auflösung

Ein entsprechender Antrag ist über die Verwaltungsleitung an das Referat Personalwirtschaft zu richten.

b) Ordentliche Kündigung

Unter Einhaltung der tarifvertraglichen Kündigungsfrist (nach Ablauf der Probezeit 6 Wochen zum Monatsende) kann das Beschäftigungsverhältnis jederzeit ohne Angaben von Gründen gekündigt werden.

c) außerordentliche Kündigung

Aus einem wichtigen Grund kann das Beschäftigungsverhältnis innerhalb von 2 Wochen gekündigt werden.

d) Exmatrikulation

Wird die studentische Hilfskraft vor Ablauf der im Arbeitsvertrag bestimmten Frist exmatrikuliert, endet das Beschäftigungsverhältnis mit der Exmatrikulation, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

e) Studienabschluss

Abweichend von Buchstabe d) endet das Beschäftigungsverhältnis mit Ablauf des Semesters, in dem die studentische Hilfskraft die letzte Prüfung abgelegt hat. Das Datum ist dem Referat III C unverzüglich mitzuteilen. In der Regel tritt mit dem Tag nach der letzten Prüfung Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung ein. Die Mitteilung ist auch erforderlich, wenn die letzte Prüfung in einem Bachelor-Studiengang absolviert wurde und ein nachfolgendes Masterstudium beabsichtigt ist.

Im Falle eines Fristablaufs nach Studienende aber vor Ablauf des Semesters erfolgt keine Weiterbeschäftigung bis zum Semesterende.

Es ist sicherzustellen, dass zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses keine offenen Urlaubsansprüche mehr bestehen und Plus- oder Minus-Minuten entsprechend ausgeglichen wurden.

13. Zeugnisse

Die studentische Hilfskraft hat einen Anspruch auf die Ausstellung eines Zeugnisses über Art und Dauer der Tätigkeit. Auf Antrag der studentischen Hilfskraft kann dieses auch Aussagen über Führung und Leistung enthalten. Die Erstellung von Zeugnissen erfolgt in dezentraler Verantwortung.

14. Kontaktmöglichkeiten

Weitere Auskünfte bezüglich der Angelegenheiten studentischer Hilfskräfte z.B. zu bereichsinternen Verfahrensregelungen erhalten Sie in der Verwaltungs- bzw. Abteilungsleitung der jeweiligen Fakultät/des Bereiches bzw. bei der zuständigen Sachbearbeiterin im Referat Personalwirtschaft - III C.

 

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