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Humboldt-Universität zu Berlin - Abteilung für Personal und Personalentwicklung

Dienstreisen

Nachfolgend erhalten Sie weitergehende Informationen zu den Ausführungen in der Dienstreiseordnung (DRO-HU) und in den Ausführungsbestimmungen zur DRO-HU. Die Ausführungsbestimmungen, die Anlagen zur DRO-HU sowie die Inhalte auf der Homepage werden ständig durch die Reisestelle aktualisiert. Bitte nutzen Sie daher immer die hinterlegten aktuellen Versionen der Anlagen.

Ergänzungen und weitere Hinweise zu den verbindlichen Erläuterungen und Festlegungen in der Dienstreiseordnung und den Ausführungsbestimmungen

 

zu 1.  Rechtliche Grundlagen

zu 2.  Begriffsbestimmungen, Geltungsbereich

zu 3.  Zuständigkeiten und Verfahren

zu 4.  Arten von Reisen

zu 5.  Beförderungsmittel

zu 6.  Tagegeld und Übernachtungen

zu 7.  Sonstige Kosten

zu 8.  Kostenerstattung vor Reiseantritt

zu 9.  Nichtantritt einer Reise

zu 10. Abrechnung von Reisekosten

zu 11. Ausführungsbestimmungen, Formulare und weitere Hinweise

 

Kontakte

 

zu 1.  Rechtliche Grundlagen

 

Die Reisekostenabrechnungen werden nach folgenden rechtlichen Grundlagen abgerechnet:

 

 

 

 

zu 2. Begriffsbestimmungen, Geltungsbereich

 

Dienstreisen

Die Beantragung einer Dienstreise (auch ohne Kostenerstattung) erfolgt mittels Vordruck Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise/Zusage einer Kostenerstattung (PDF)/ Travel authorisation request.

 

Dienstgänge

Sofern bei Dienstgängen lediglich Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Stadtfahrten) erstattet werden, erfolgt die Abrechnung dezentral. Hierfür kann der Antrag "Erstattung für verauslagte Gelder"/ Claim for reimbursement of work-related expenses benutzt werden.

zu 3. Zuständigkeiten und Verfahren

 

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise muss rechtzeitig vor Antritt der Dienstreise gestellt, vollständig ausgefüllt und von den zuständigen Stellen (siehe 3.1.1 bis 3.1.3.) unterschrieben sein.

 

Bitte verwenden Sie ausschließlich die Formulare auf unserer Homepage, da sich diese immer den Veränderungen des BRKG anpassen.

 

Der Antrag muss nur vor Antritt im Original der Reise der Reisestelle übergeben werden, wenn ein Abschlag gezahlt werden oder vorab eine Rechnung beglichen werden soll, z. B. für Hotel, Flug oder Tagungsgebühren.

Ansonsten verbleibt der vollständig ausgefüllte Antrag bis zur Abrechnung nach Ende der Dienstreise bei der/dem Dienstreisenden.

 

Bitte bei der Antragsausfüllung beachten:

  • ankreuzen, welche Kosten erstattet werden sollen, ja mit Angabe der Höhe der Kosten oder nein → ohne diese Angaben verlängert sich die Bearbeitungsdauer  → wichtig für die Mittelvergabe
  • bei Tagegelder muss ebenfalls immer mit dem Ankreuzen von ja oder nein angegeben werden, ob diese gezahlt werden soll (wenn nichts angekreuzt wird, wird kein Tagegeld ausgezahlt)
  • ankreuzen, welche Verkehrsmittel für die gesamte Reise genutzt werden
  • Urlaubseintragung, ggf. Reiseverbindung mit Urlaub/privatem Aufenthalt
  • Telefon und E-Mail-Adresse angeben, Erreichbarkeit ist sehr wichtig
  • der/dem Vorgesetzten, Mittelverantwortlichen, genehmigenden Stelle sollten sich einig sein, welche Kostenerstattung erfolgt und in welcher Höhe
  • Reisende dürfen nie selbst für ihre eigenen Reisen als Mittelverantwortliche und/oder als genehmigende Stelle unterzeichnen. Bitte in der Beschäftigungsstelle klären, wer als Vertreter/in unterschriftsberechtigt ist oder delegieren, wer innerhalb des Bereichs unterschriftsbefugt sein soll. In Bereichen, in denen es nur eine Person für die Mittelfreigabe gibt, kann das Servicezentraum Forschung beteiligt werden.

zu 4. Arten von Reisen

Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen gemäß § 13 Absatz 1 BRKG

 

Unabhängig von der Anzahl der Urlaubstage ist immer ein vorheriger Kostenvergleich der Flugkosten für den Zeitraum des Dienstgeschäftes vom Dienstreisenden schriftlich nachzuweisen.

Dauert ein Urlaub (z. B. Erholungsurlaub, Gleitzeittage) länger als 5 Arbeitstage, werden -unabhängig von der Dauer des Dienstgeschäfts- nur die Fahrtauslagen (z.B. Flug, Bahn) erstattet, die durch das Dienstgeschäft zusätzlich entstanden sind.

Dienstreisen mit Tätigkeiten in Tropen oder Subtropen

 

Bei Dienstreisen mit Tätigkeiten in den Tropen und Subtropen sowie bei dienstlichen Aufenthalten in Ländern mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen ist eine arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge vorgeschrieben.

Diese beinhaltet eine Erhebung der Anamnese und eine anlassbezogene Beratung. Weiterführende Untersuchungen (z.B. mit Blutentnahmen zur Kontrolle des Impfschutzes) und empfohlene Reiseimpfungen werden nur mit dem expliziten Einverständnis der/des Beschäftigten durchgeführt.
Die o.g. arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge hat den Vorsorgeanlass Anhang Teil 4, (1) 2. der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) zur Grundlage.


Ihr Arbeitgeber trägt gemäß der ArbMedVV dafür Sorge, dass Sie im Falle einer beruflich bedingten Reise an dieser Vorsorgemaßnahme/Beratung bei Ihren Betriebsärztinnen während der Arbeitszeit im Arbeitsmedizinischen Zentrum am Campus Virchow teilnehmen können und übernimmt alle in diesem Zusammenhang anfallenden Kosten.
Im Arbeitsmedizinischen Zentrum erfolgt eine ausführliche Beratung zur Erkennung individueller gesundheitlicher Risiken. Dabei wird auf die länderspezifischen Besonderheiten eingegangen und zu Maßnahmen zur Vermeidung von und zur ersten Hilfe bei Erkrankungen beraten. Darüber hinaus können empfohlene Schutzimpfungen in Anspruch genommen werden. Nach Durchführung der Beratung erhalten Sie eine Vorsorgebescheinigung, die Sie bitte bei Ihrem Vorgesetzten vorlegen. Die Vorsorgebescheinigung ist Voraussetzung für die Dienstreise und dokumentiert die Erfüllung der Fürsorgepflicht Ihres Arbeitgebers.


Wer soll sich zur Beratung im Arbeitsmedizinischen Zentrum anmelden?
Anmelden soll sich jede/r Beschäftigte, die/der eine genehmigte Dienstreise ins Ausland durchführen möchte. Bitte melden Sie sich rechtzeitig, möglichst 6 Monate vor der geplanten Dienstreise an, damit genügend Zeit für die empfohlenen Grundimmunisierungen bleibt und sie damit ausreichend geschützt Ihre Reise antreten können.


Wie kann ich mich zur Beratung anmelden?
Die Anmeldung für die Sprechstunden Ihrer Betriebsärztinnen kann direkt telefonisch über das Arbeitsmedizinische Zentrum unter der Telefonnummer 450570700 oder am besten per Email: anmeldung-amz@charite.de erfolgen. In dringenden Fällen besteht die Möglichkeit einer Anmeldung über die Telefonnummer 4505670717.


Kann ich die Beratung auch bei einem anderen Arzt durchführen lassen?
Bei Untersuchungen bzw. Beratungen außerhalb des AMZ der Charité müssen die Kosten im Rahmen der reisemedizinischen Beratungen und Reiseimpfungen selbst bezahlt werden und können im Nachgang mit der Humboldt-Universität ohne dienstliche Vereinbarungen nicht verrechnet werden. Deshalb empfehlen wir unseren Mitarbeiter/-innen die reisemedizinische Beratung und die Impfangebote im Rahmen der genehmigten Dienstreise bei den Betriebsärztinnen im AMZ wahrzunehmen.
Eine arbeitsmedizinische Vorsorgebescheinigung zu dem eingangs genannten Anlass nach Anhang Teil 4, (1) 2. ArbMedVV kann auch von folgenden Ärztinnen/Ärzten oder Einrichtungen akzeptiert werden:
• Zentrum mit Facharzt für Arbeitsmedizin und entsprechenden Kenntnissen
(z.B. AMZ Charité)
• Tropeninstitut
• Praxis/ Facharzt für Tropenmedizin oder reisemedizinisch befähigter Arzt

Eine Beratung durch einen nicht fachlich qualifizierten Facharzt (Hausarzt ohne Zusatzbezeichnung) ist gemäß arbeitsmedizinischer Vorsorgeverordnung nicht ausreichend.

 

Was muss ich zur Beratung mitbringen?
Bitte bringen Sie zur Beratung Ihren aktuellen Impfausweis / Gesundheitspass mit. Sollten Sie sich regelmäßig in ärztlicher Behandlung befinden und Medikamente einnehmen, kann die Einsicht in Ihren aktuellen Medikamentenplan notwendig werden. Bitte beachten Sie, dass für bestimmte Medikamente in den Reiseländern Einfuhrauflagen bestehen können.
Es sollte eine Gefährdungsbeurteilung für das Reiseziel unter Berücksichtigung der spezifischen Gefährdungen vorliegen.


Wer berät mich/meinen Vorgesetzten zur Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten in Tropen oder Subtropen oder in ein Land mit besonderen klimati-schen Bedingungen und Infektionsgefährdungen?
Hinweise zur Erstellung und Beratung erhalten Sie durch die Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Ihre Betriebsärztinnen.


In welchem Zeitraum sollte die Beratung vor der Reise stattfinden?
Die Beratung sollte so frühzeitig wie möglich stattfinden, da einige empfohlene Grundimmunisierungen bis zum vollständigen Impfschutz mitunter ein halbes Jahr benötigen.


Muss ich vor jeder beruflichen Reise an einer Vorsorge teilnehmen?
Da sich die Verhältnisse in den Reiseländern, die besonderen Bedingungen vor Ort und Ihre individuellen gesundheitlichen Voraussetzungen ändern können, soll die Vorsorge vor jeder Dienstreise stattfinden.


Wer trägt die Kosten für die Vorsorge?
Die Kosten für die Beratung und daraus resultierenden Vorsorgemaßnahmen (einschließlich Impfungen) im Arbeitsmedizinischen Zentrum der Charité trägt für die Mitarbeiter mit Dienstreiseauftrag der Arbeitgeber, die Humboldt-Universität zu Berlin.


Welche weitern Informationsquellen zu den Verhältnissen vor Ort kann ich nutzen?
Reiseempfehlungen erhalten Sie auch zum Beispiel auf der Homepage des Auswärtigen Amtes: https://www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit.

 

Quelle: https://gremien.hu-berlin.de/de/hu-info/2018/ifo-0318.pdf

Dienstreisen in Krisengebiete

 

Im Genehmigungsverfahren sollte die befürwortende und genehmigende Stelle gemeinsam und verantwortungsbewusst mit der/dem Dienstreisenden abwägen, ob die Dienstreise zu diesem Zeitpunkt in das Krisengebiet notwendig ist oder ob das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise erledigt werden kann. Das Auswärtige Amt informiert über Krisengebiete und gibt dazu spezielle Sicherheitshinweise.

zu 5. Beförderungsmittel

 

5.1.  Nutzung der Bahn

 

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zur Beschaffung von Fahrkarten/Flugtickets.

 

5.2. Flüge

 

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zur Beschaffung von Fahrkarten/Flugtickets.

 

5.3.  Nutzung von privaten Kraftfahrzeugen (Kfz)

 

Entscheidung über Nutzung von privaten Kfz liegt in dezentraler Verantwortung (Dienstvorgesetzte/r).

 

Unterscheidung: „kleine“ und „große“ Wegstreckenentschädigung

Wegstreckenentschädigung, Kategorie I

  • kein besonderes dienstliches Interesse
  • 20 Cent pro km
  • max. 130,- € je Dienstreise
  • keine Sachschadenshaftpflicht der HU
  • Kilometerangaben sind selbst zu erbringen
  • Parkgebühren 5,- € pro Tag

 

Wegstreckenentschädigung, Kategorie II

  • ein erhebliches dienstliches Interesse liegt vor
  • 30 Cent pro km
  • keine Höchstgrenze
  • Anspruch auf Sachschadenshaftpflicht gegenüber der HU
  • Parkgebühren volle Erstattung

 

Die gefahrenen Kilometer sind immer anzugeben, ggf. Routenplaner beifügen.

Für die Kilometerkostenabrechnung muss auf einem extra Blatt zur Schilderung zur Reisekostenabrechnung die detaillierten Reisewege beschrieben werden, falls mehrere Dienstreiseorte angefahren wurden.


5.4.  Nutzung von Mietwagen

 

Die Humboldt-Universität hat eine Vereinbarung mit der Autovermietung abgeschlossen. Bitte nutzen Sie bei Bedarf die Angebote unseres Partners.

 

5.5. Nutzung von Taxis


Taxi kann nur genutzt werden, wenn triftige Gründe dafür vorliegen und die Nutzung zwingend notwendig war.

zu 6. Tagegeld und Übernachtungen

 

Tagegeld

 

  • ist ein pauschaler Ausgleich Ihrer durch die Dienstreise bedingten Mehraufwendungen, z. B. Zuschuss, Verpflegung, Devisen, Trinkgelder etc.
  • die Höhe hängt von der Dauer der Dienstreise ab
  • Dauer richtet sich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung
  • fest vorgegebener Tagessatz nach dem BRKG i. V. m. dem Einkommenssteuergesetz, ARVVwV Tagegelder/Übernachtungsgelder (Ausland)
  • derzeit aktuelle Sätze bei einer Abwesenheitsdauer:

 

    Inland:

  • eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12,- €
  • mehrtägige Dienstreisen, mit Übernachtung: An- und Abreisetag je 12,- €,

   die vollen Tage je 24,- €

  • bei längeren Dienstreisen ab dem 15. Tag à 50 % des Höchstsatzes
  • ab dem 91. Tag Versteuerung des Tagegeldes
  • Kürzung des Tagegeldes (Frühstück 4,80 €, Mittag und Abendbrot je 9,60 €) bei unentgeltlicher Verpflegung (z. B. während des Fluges, Tagung etc.)

 

   Ausland:

  • eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 80 %
  • mehrtägige Dienstreisen, mit Übernachtung: An- und Abreisetag je 80 %,

   die vollen Tage je 100 %

  • bei längeren Dienstreisen ab dem 15. Tag à 90 % des Auslandsatzes
  • ab dem 91. Tag Versteuerung des Tagegeldes
  • Kürzung des Tagegeldes (Frühstück 20 %, Mittag und Abendbrot jeweils 40 %) bei unentgeltlicher Verpflegung (z. B. während des Fluges, Tagung etc.)
  • wurde Mittagessen im Ausland in einer Kantine eingenommen, erfolgt dafür ein Abzug von 20 % und nicht wie sonst von 40 %
  • Konferenzdinner können nur bis zur Höhe des anteiligen Tagegeldsatzes erstattet werden, Ausnahmen siehe Ausführungsbestimmungen

 

Übernachtung gemäß § 7 BRKG

 

  • festgesetztes Übernachtungsgeld, diese sind belegpflichtig: Inland: 80,- €  pro Nacht, Ausland siehe Tabelle
  • höhere Kosten sind nur erstattungsfähig, wenn sie dienstlich notwendig waren und deren Unvermeidbarkeit schriftlich nachgewiesen wird (Begründung)
  • immer Hotelrechnung einreichen, Buchungsbestätigungen sind nicht ausreichend, besonders bei Onlinebuchungen darauf achten beim Check Out eine Rechnung zu verlangen
  • bei der Buchung des Hotels muss immer die Adresse der Humboldt-Universtität angegeben werden,
  • Kosten für Frühstück werden übernommen, wenn es als solches dort ausgewiesen ist und entsprechende Mittel dafür vorgesehen sind. Eine Kürzung des Tagegelds erfolgt dann um den Anteil des Frühstücks (Inland zzt. 4,80 €, Ausland 20 % des Tagegeldsatzes des jeweiligen Landes)

 

Bei Buchungen ist immer als Empfängeradresse Humboldt-Universität zu Berlin, Name des Instituts anzugeben.

 

Übernachtet der Dienstreisende gegen Bezahlung bei einer Privatperson, so benötigt die Reisestelle ein formloses Anschreiben mit dem Namen der Gastgeberin/des Gastgebers, die Adresse, Telefonummer, Unterschrift sowie dem Übernachtungszeitraum und die Bestätigung der erhaltenen Kosten.

Bei Mietverträgen müssen zusätzlich zu dem Mietvertrag ein Kontoauszug mit dem überwiesenen Betrag eingereicht werden.

 

Eine Erstattung von City-Tax oder anderen Beherbergungssteuern ist nicht möglich. Die Zahlung dieser Steuer ist nur bei privaten Aufenthalten erforderlich.
Geschäftsreisende sind von der Zahlung dieser Steuer bei Beachtung nachstehender Regeln befreit:
Die Rechnungslegung hat auf Namen der HU zu erfolgen. Im Vorfeld der Dienstreise ist es unabdingbar sich bei dem Hotel vor der Buchung zu informieren, welche Dokumente für eine Befreiung einzureichen sind.

 

Übernachtungspauschale

 

  • Übernachtungspauschale kann gezahlt werden bei Übernachtungen ohne Beleg bei Freunden/ Verwandten/ Familie
  • Übernachtungspauschale: Inland 20,- € pro Nacht, Ausland ½ des Satzes aus der AVVwV, aber max. 30,- €
  • max. für 14 Tage möglich, ab dem 15. Tag belegpflichtig bei Inlandsreisen

zu 7. Sonstige Kosten

 

Alle Nebenkosten müssen begründet werden!

 

Grundsätzlich sind folgende Nebenkosten nicht erstattungsfähig:

 

  • Auslagen für eine Reiseunfall- oder zusätzliche (Auslands-)Krankenversicherung
  • zusätzliche Reiseversicherungen (Flugunfallversicherung, Auslandsreise-Krankenversicherung, Reiseunfallversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Kaskoversicherung, Flugunfallversicherung)
  • Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
  • Bankspesen (Ausnahme: Kreditkartengebühren sind mit Nachweis erstattungsfähig)
  • Kursverluste, Trinkgelder, Gastgeschenke
  • Reiseausstattung (z. B. Koffer, Taschen)
  • Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
  • Geldbußen, Verwarnungsgelder
  • Betreuung von minderjährigen Kindern, Betreuungs- und Pflegekosten für Angehörige oder Haustiere
  • Verlust und Beschädigung von persönlichen Gegenständen (z. B. Kleidung, Ausstattungsstücken, Fahr- und Flugscheinen, Geld, Schmuck)
  • Arzt- und Arzneimittelkosten
  • Bücher, Kopien, Posterdruck etc. → Sachmittel

 

Folgende erstattungsfähige Nebenkosten sind immer zu begründen:

 

  • Reisepass: Die Kosten für einen aus Anlass der Dienstreise beschafften Reisepass – der als erforderlich angesehen wird – können erstattet werden.
  • Kosten der Gepäckversendung, -aufbewahrung und –versicherung
  • Eintrittsgelder für dienstliche Zwecke
  • dienstliche Telekommunikationskosten (Telefon/Internet)
  • Auslandseinsatzentgelte bei Kreditkarteneinsatz (belegpflichtig)
  • notwendige Impfungen bzw. Untersuchungen erfolgen über die Vorsorge durch die Betriebsärtze im arbeitsmedizinischen Zentrum (AMZ). Die anfallenden Kosten rechnet das AMZ dirket mit der Humboldt-Universtität ab.
  • Parkgebühren und Garagenmiete in angemessenem Umfang, Straßenbenutzungsgebühren (einschl. Kosten für Plaketten) und Fährkosten, sofern die Kfz-Benutzung aus erheblichen dienstlichen Gründen erfolgt (§ 5 Abs. 2 BRKG) oder eine Mietwagennutzung i. S. v. § 4 Abs. 4 BRKG vorliegt
  • Parkgebühren bei Kfz-Benutzung nach § 5 Abs. 1 BRKG bis zu 5,-- € täglich
  • die Begleitperson eines schwer behinderten Beschäftigten (Merkzeichen im Ausweis über die Eigenschaft als schwerbehinderter Mensch "B" mit dem Zusatz "Die Notwendigkeit ständiger Begleitung ist nachgewiesen"), die nicht im öffentlichen Dienst tätig ist.

zu 8. Kostenerstattung vor Reiseantritt

 

Auf die zu erwartenden Reisekosten kann ein Abschlag von 80 %, jedoch mindestens 200,00 €, beantragt werden.
 

Verwenden Sie hierfür bitte den Antrag auf Abschlagszahlung/Application for down payment for travel expenses.

 

Die Auszahlungsanordnung für die Abschlagszahlung ist mit dem genehmigten Originaldienstreiseantrag sowie dem Antrag auf Abschlagszahlung an die Reisestelle zu übersenden.

 

Im Falle einer Abschlagszahlung ist die Dienstreise innerhalb einer Frist, die von der Reisestelle festgelegt wird, abzurechnen. Da kein Rechtsanspruch auf Abschlagszahlungen besteht, greift hier die generelle Ausschlussfrist von sechs Monaten nicht. Bei Nichtantritt der Dienstreise ist der Abschlag sofort vollständig an die Universität zurückzuzahlen.

 

Um den Verwaltungsaufwand gering zu halten, bitten wir, vorab die Reisekosten genau zu kalkulieren, um eine Mehrfachauszahlung von Vorschüssen für eine Dienstreise zu vermeiden.

Wenn bereits Vorauszahlungen (z. B. für Hotel, Fahrkarten, Tickets, Visa, Tagungsgebühren) getätigt wurden, wird keine weitere Vorauszahlung gewährt.

zu 9. Nichtantritt einer Reise

 

Weitergehende Ausführungen zu den Ausführungsbestimmungen sind derzeitig nicht notwendig.

zu 10. Abrechnung von Reisekosten

 

Einzureichen sind:

 

  • der Originaldienstreiseantrag, wenn dieser aufgrund einer Abschlagszahlung oder Vorabzahlung einer Rechnung noch nicht in der Reisestelle vorliegt
  • die Anlage zur Reisekostenabrechnung/Schilderung des Reiseverlaufs
  • die vierdurchschlägige Reisekostenabrechnung
  • sowie sämtliche Belege, Rechnungen und Quittungen im Original sowie die jeweiligen Begründungen dazu

 

Bitte verwenden Sie ausschließlich die aktuellen Formulare auf unseren Seiten. Aufgrund von gesetzlichen Veränderungen müssen wir die Formulare immer wieder neu anpassen. Des Weiteren bitten wir um vollständige Einreichung der Unterlagen.

 

Die Anlage zur Reisekostenabrechnung (Schilderung des Reiseverlaufs) (PDF)/ Travel expenses claim breakdown of the trip finden Sie auf unserer Seite unter Vordrucke/ Formulare zu diesem Thema.

 

Hinweise zur „Anlage zur Reisekostenabrechnung/Schilderung des Reiseverlaufs“:

 

  • Verpflichtung zur Angabe weiterer Wohnsitze
  • Überschreitung der Höchstsätze bei Hotelkosten sowie die Taxinutzung sind aussagekräftig zu begründen
  • konkrete Urlaubsangaben/ freie Tage begründen bzw. erläutern
  • bei Auslandsrechnungen bitte den Umtauschkurs nachweisen sowie bei Auslandsrechnungen, die mit der Kreditkarte bezahlt wurden, den jeweiligen Kreditkartenauszug beilegen
  • ausländische Belege beschriften, erläutern oder übersetzen
  • Quittungen (Fahrkarten etc.) aufheben & aufkleben/befestigen
  • Fahrkarten die vorab durch die Reisestelle besorgt wurden, sind immer abzugeben
  • Fahrkarten die mit dem Handy gebucht werden, müssen als Ausdruck der Abrechnung beigelegt werden
  • Bordkarten  und der  Reiseplan der Flugbuchung sind beizufügen
  • bei Flügen, die selbst gebucht werden, müssen immer eine Rechnung miteingereicht werden
  • eine Teilnahmebescheinigung  sowie Einladung  und  Rechnung von der Tagung beifügen
  • eidesstattliche Erklärung bei fehlenden Belegen
  • eindeutige Angaben zu Fremderstattungen, Kontoauszug mit dem erhaltenden Betrag einreichen

 

Das Abrechnungsformular (bestehend aus 4 Durchschlägen) erhalten Sie bei der zuständigen Fakultätsverwaltung/Büroleitung, dem Mittelverantwortlichen, den Sekretariaten oder in der Reisestelle.

 

Hinweise zum „die vierdurchschlägige Reisekostenabrechnung “:

 

  • korrekte, vollständige und leserliche Angaben zur Privatanschrift/ Kontoverbindung (IBAN, BIC)
  • Tickets/Fahrkarten durch die HU beschafft sowie Abschlagszahlungen angeben
  • die rechte Spalte bitte nicht ausfüllen
  • die vier Durchschläge zusammen lassen

 

Bitte reichen Sie Ihre Abrechnung schnellst möglich  in der Reisestelle ein und fügen Sie im Original den genehmigten Dienstreiseantrag und die Belege bei.

 

Die Ausschlussfrist für die Abrechnung beträgt sechs Monate. Sollte ein Drittmittelprojekt, über das die Reise finanziert wird, innerhalb dieser sechs Monate enden, muss spätestens vier Wochen vor Ende des Projekts abgerechnet werden.

zu 11. Ausführungsbestimmungen, Formulare und weiterführende Hinweise

 

Vordrucke / Formulare

 

Weiterführende Links

 

Kontakte

 

Reisebüro Reiseland GmbH (Rudi-Dutschke-Str. 9, 10969 Berlin)